Nabídka spisové a skladové služby - archivy

Společnost FLAMMAX a její úsek spisové služby byl první soukromý v České republice, který převzal kompletní archiv velkého státního podniku (Textilie Praha). Od té doby převzala spisovna naší společnosti agendy přes 120 subjektů a zabezpečuje pro ně komplexní služby za metodické spolupráce Moravským zemských archivem v Brně.

Tato naše nabídka je určena pro všechny, kteří mají určité problémy s naplňováním zákonných povinností ve věci archivace a skartace vlastní nebo svěřené spisové agendy. Jde především o likvidátory společností, správce konkurzních podstat, ale i stávající společnosti a instituce, které si potřebují svou agendu dát do souladu se zákonem. Povinností likvidátorů a správců je doložení potvrzení obchodnímu soudu o naložení s dokumentací společnosti o jejíž výmaz žádají. Současně je nutné zajistit předání dokumentů typu "A"- archiválií příslušnému státnímu archivu. Dokumenty typu "S" - určené ke skartaci je nutné smluvně uložit u oprávněné společnosti, která zajistí po celou dobu jejich skladování odbornou péči. Právě tyto služby Vám naše společnost nabízí.

1. Metodická pomoc při přípravě dokumentů (archivu) k uložení

  • poskytujeme konzultace z oblasti spisové služby a archivnictví, především o třídění dokumentů, stanovování lhůt skladování, o skartačním řízení a dalších povinnostech vyplývajících z platných právním norem
  • tyto služby poskytujeme i klientům, jejíž archiv zůstává i nadále ve jejich péči - uvedení do souladu se zákonem 499/2004 Sb., a navazujících předpisů

2. Uskladnění písemností v našich prostorách

  • zajistíme převzetí archiválií a dokumentů přímo v sídle Vaší společnosti, popřípadě jiném místě dle předem vyhotoveného předávacího protokolu
  • provedeme převoz a uložení archiválií a dokumentů v našich prostorách
  • pracujeme vždy v součinnosti s územně příslušným státním archivem a provedeme řádné předání archiválií
  • převzaté dokumenty uložíme v prostorách, které jsou v souladu s příslušnou právní normou na celou dobu skladování
  • předáme Vám podrobné informace o umístění převzatých dokumentů a o možnostech jejich dostupnosti oprávněnými osobami
  • po celou dobu skladování jsou dokumenty na náš náklad smluvně pojištěny proti veškerému nebezpečí

3. Poskytované služby související s převzatými dokumenty

  • oprávněných osobách umožňuje operativní přístup k uskladněným dokumentům po celou dobu skladování za smluvně dohodnutých podmínek
  • na vyžádání poskytujeme oprávněným osobám a orgánům informace a písemná potvrzení, popřípadě kopii či originál dokumentu (potvrzení o zaměstnání, kvalifikaci pro důchodové zabezpečení, živnostenské listy apod.)
  • na těchto stránkách je možné zjistit, které společnosti mají u nás uložen archiv a jaké typy dokumentace ho tvoří
  • současně lze na těchto stránkách využít i formulář, jehož vyplněním je možné požádat o vyhledání požadovaných informací nebo dokumentů

4. Postupná skartace dokumentů

  • po vytřídění dokumentů trvalé hodnoty - archiválií zajistíme jejich protokolární předání příslušnému státnímu archivu
  • u ostatní dokumentace zajišťujeme průběžně skartační řízení a fyzickou likvidaci dokumentů
  • speciální péče je věnována dlouhodobě uchovávané dokumentaci typu "osobní karty a mzdové listy", s nimiž se v průběhu skladování pracuje nejčastěji

5. Smluvní a cenové podmínky

  • na dodání spisové služby popřípadě dalších nadstandardních služeb uzavíráme s našimi klienty "Smlouvy o skladování a spisové službě", které zajišťují oboustranně bezproblémový průběh skladování dokumentů.
  • Likvidátorům a správcům konkurzních podstat vystavujeme pro příslušný soud potvrzení o řádném naložení dokumenty a archiváliemi společnosti, o jejíž výmaz je žádáno
  • cena za tyto služby je sjednávána v uvedené smlouvě a je dána specifickými podmínkami jednotlivých případů a pohybuje se v rozmezí 0,70 až 1,40 Kč za přípravu, převzetí, skladování a příslušnou péči 1bm dokumentů o průřezu formátu A4 za jeden den skladování.

Kontaktní osoby: Anna Herková: tel. 775 22 55 85